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Steelcase:丢掉办公桌分享知识

                 OF365品牌办公家具网   www.of365.com  发布时间:2012-10-29

来源:第一财经周刊

Steelcase移除了办公室里个人专属的座位,这不仅仅是撤掉一张固定的桌子,它还被认为是解放了知识和知识的分享方式。

  文|CBN记者 沈从乐

  办公家具设计公司Steelcase的财务分析师Lauren Renner刚刚拥有了一间新办公室,但里面没有一个她的固定座位。这间办公室过去只属于财务部门,改造过后则变成了财务、采购和质量三个部门共享的工作区域。

  现在,Renner上班做的第一件事是走到WorkCafé挑选早餐,然后找一个座位边吃边查收邮件。如果碰到在项目上有合作的同事,他们就随时坐下来开个即时会议。当她需要单独思考的时候,可以带上笔记本到旁边的流动办公区随便挑一个办公桌坐下来。这里的座位同样没有固定归属。不远处还有一个安装了高清视频系统的会议室供她和同事开会。

  这些改变都来自不久前Steelcase对它们在美国密歇根州的全球总部办公室的改造项目。这个项目最初的动机很简单,出于成本节约的考虑,要把原来两幢大楼的员工集中到一幢里。这是许多公司都面临的问题,员工的增加和节约成本之间看起来似乎是永恒的矛盾。但随着研究的开展,这个问题就逐渐从“如何将更多的人放到一幢大楼里”变成了“还要更好响应他们的办公需求,并且提供更好的工具。”

  一个Steelcase内部的前沿研究团队拿出了一套大胆的解决方案:取消按人数分配的固定办公座位,根据需求来划分空间,让人流动起来。“桌子的概念是几十年前设计出来的—它规定了你在哪里工作。但改变已经发生。设备的可移动性让办公室不一定需要像一个‘办公室’,可以是一个人来人往的咖啡馆。” Steelcase亚太区副总裁Jason Heredia说。

  Steelcase过去一直以办公家具设计而着名,但现在,它们开始更多地把精力放在了办公空间设计上。人们通常都认为提高工作效率需要借助高科技的办公设施,但它们发现,在传统的办公环境里,即使用再高科技的产品也无法满足人们被移动互联网时代改变了的需求。这比节约租金更加重要。

  “科技并不只是电话、电脑这些电子产品,空间也是一种科技。”Heredia说。他曾是Steelcase前沿研发团队的负责人。这个团队不仅包括了家具设计师,还有数名社会学家和人类学家,他们的任务就是寻找未来办公室的可能性。他们最近发布的一篇报告主题就是“互联化办公”。

  你也许已经模糊地意识到了自己这种移动起来的欲望:一天要无数次滑动椅子和同事交流,很多时候灵感实际上来自于茶水间的闲聊。而传统的办公环境把人固定在一个个格子间里,每个部门又各自为阵,人们只能按部就班地工作。

  早在20年前,两位管理学家Lkujiro Nonaka和Hirotaka就在一篇具有开创性意义的报告《创建知识型企业》中指出,知识分为两种类型,显性的和隐形的。其中隐形的知识是个人化的,不以任何书面形式存在,唯有通过个人化的故事、有效的分享途径才能间接获得。也就是说,在办公空间里,这类知识获取的前提是员工之间的互动及合作。

  而Steelcase通过进一步研究发现,无论你从事什么职业,构建和分享知识的方式可以归纳为四种办公形态,由办公主体和空间利用形式两个变量构成。比如文章开头Lauren Renner每天一早踏入的WorkCafé就属于团队共享区域。与传统封闭的会议室不同,这是一个社交环境,人们在这里可以以更轻松的方式互相学习,并积累信任。如果Renner要向上司汇报工作,她会去个人分享区域。这是一个更小范围的社交空间,人们可以在这里把知识汇总提炼。这四种空间模型是相互融合的在整个办公空间里,而非机械地按照板块划分。

  这一套理论建立在细致入微的行为观察上。Jason Heredia和他的同事们需要了解办公室中所有存在于人与人之间、人与空间之间的互动关系。“你不可能让人们告诉你他们所不知道的东西,因此我们不会用市场调查,而只是去观察人们的行为。”

  最常用的方法就是带着相机去办公室,坐在某个角落里不停地拍照。通常他们拜访一次客户可能会待上两三天甚至一周,攒下几千张照片。

  这些照片会被冲印出来摊在桌上,按照发现的问题归类,并一一寻找原因。照片的作用在于能让人从思维定式中跳出来,发现平常被忽略的问题。例如墙上的一道划痕就可能是由于附近的桌子离墙太近,人们在拖出椅子坐下时椅背蹭到墙上造成的,这说明这张桌子也许过大,不适合这个房间。比如没有人会去坐背对着门的座位,人们通常都会选择面对着门的位置。

  将原因和分类整理并记录下来之后,照片会被重新打乱,并重复之前的过程。“通过不断地重新分类,做到足够多的时候,你就会看到一些平常用眼睛观察不到的东西。你会开始明白为什么人们会这么做。”Heredia说。

  一个有意思的发现是办公空间里各式各样的“枢纽”(hub)。比如你会发现放置打印机的地方往往会把坐在不同角落的员工聚集起来。而在等待的时间里人们也会互相交谈。

  这些枢纽成了日后空间设计的重要工具。比如,很多公司的客服中心和市场部没有任何交流。但事实上客服人员才最知道用户抱怨了什么。但如果把一个咖啡吧放在两个工作区域之间,情况就完全改变了。“合作是一种非正式沟通,它建立在每天的日常互动上。”Steelcase首席设计师Julie Barnhart-Hoffman说,“办公场所里的走道和餐厅都能影响合作的成败。”

  关于枢纽的另一种视角是那些办公室里的核心人物:人们在遇到问题时总是倾向于找那几个人。这些人应该被放到新员工的周围,因为他们更需要帮助。Steelcase甚至已经开发出了一套调查工具,可以很快在锁定这些核心人物。

  当然,除了公共空间,能让人静下心来独立思考的区域也非常重要。“关键问题是你需要怎样的比例去平衡。你需要你的办公室有90%的私人空间吗?这可能不利于快速扩张。但如果是一间软件公司就说不定了,那里的员工更希望独处。”Heredia说。

  Steelcase率先把这套模型用在了自己身上,因为没客户愿意花一大笔钱去做实验。现在,Heredia已经可以拿出一堆数据去说服客户了。据统计,Steelcase总部改造完成后,面积减少了48%,但同时,人均面积却只减少了20%。每个人虽然没有固定座位,但可以随时按照自己的需求选择办公区域。这不仅仅是撤掉一张固定的桌子而已,它解放的是知识以及知识的分享方式。

  Jason Heredia现在把分类照片的地方从办公桌改到了新改造好的WorkCafé的墙上,每一个路过的人都能随时停下来思考并在上面写写画画,提点意见。





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